A túladagolás semmiben sem jó. Mára már világosan kiderült, az információ technológiának és a kommunikációs forradalomnak rengeteg hasznuk mellett árnyoldaluk is van: ez pedig nem más, mint az információ-túlterhelés és ennek „unokatestvére”, a figyelem széttöredezése. Ez korunk egyik nagy gondja a vezetésben, mely a multinacionális cégek vezetőit ugyanúgy érinti, mint a kisvállalkozókat.
A multitasking veszélyei
Azt szeretnénk hinni, hogy ha több dolgot csinálunk egyszerre (vagyis multitasking üzemmódban dolgozunk), akkor jobban tudjuk kezelni a felénk rohanó rengeteg információt, és több dolgot tudunk elvégezni. A multitasking tulajdonképpen azt jelenti, hogy az egyik feladattal megzavarjuk a másikat. Ennek nagyszerű példája az emailek fogadása és kezelése. Emailjeink ellenőrzés, megnézése elvon bennünket nehezebb és kihívást igénylő feladatoktól. Viszont azzal a jóérzéssel tölt el, hogy valamit teljesítettünk – mégha ez csupán azt jelenti, hogy kicsit nyesegettünk az email postakupacunkból.
Sajnos azonban egy friss kutatás azt mutatja, hogy eredeti hitünkkel és elképzelésünkkel szemben a multitasking kétségtelenül rontja a termelékenységet. Nézzük meg, miért.
1. Lelassít bennünket.
A probléma gyökere az, hogy az agyunk arra lett teremtve, hogy egyszerre egy feladatra fókuszáljon. Amikor elkezdünk váltogatni az egyes feladatok között, hatékonyságunk csökken. A kutatás kimutatta, hogy azok a résztvevők, akik párhuzamosan végezték a feladatot, 30 százalékkal több idő alatt fejezték azt be, és kétszer annyi hibát vétettek, mint azok, akik ezeket a feladatokat egymás után teljesítették.
2. Gátolja a kreativitást.
Azt gondolhatnánk, hogy az állandóan ránk zúduló új információ legalább kreatívvá tesz. Ennek is sajnos az ellenkezője igaz: a fregmentált stílusban (sok tevékenységgel, tárgyalással, megbeszéléssel eltelő napok stb.) dolgozó embereknek a kreatív gondolkodása jelentősen csökkent.
3. Nyugtalanná tesz bennünket és függővé válunk.
Birkózás az áradattal
Ha nem a multitasking a válasz, akkor mi? Drucker, a menedzsment guru több mint 40 évvel ezelőtt megmondta: három dolog kombinációjára van ehhez szükség. Ez pedig a 3F, vagyis Focusing, Filtering, Forgetting. Magyarul fókuszálás, szűrés és felejtés. A kihívás korunkban mindannyiunk számára sokkal nagyobb, mint amikor Drucker ezt leírta. A megvalósításhoz hihetetlen önfegyelemre van szükség.
Fókusz
Tanuljunk a „nagyoktól” (nagy multinacionális cégek első számú vezetőitől)! Sokan közülük egy régi stratégiával válaszolnak: ez pedig a „saját idő”. Ezt azt jelenti, hogy akkor semmi más nincs, csak ők, saját maguk. Se tárgyalás, se telefon. Általában ez egy fix szakasza a napnak, gyakran kora reggel. Extrém megközelítés ezen belül Bill Gross-é, aki a következőképpen gondolkodik: „Nem válaszolok meg, és nem nézek meg olyan emaileket, amelyeket nem akarok. Nincs mobiltelefonom, és BlackBerry-m sem. Az a mottóm, hogy nem akarom, hogy kapcsolatban legyek. Kapcsolat nélkül akarok lenni.
Szűrés
Természetesen, ha mindent kikapcsolunk, az csupán azt jelenti, hogy túlcsordult postaládát találunk, amikor újra kapcsolódunk. És megvan a veszélye annak, hogy a fürdővízzel kiöntjük a gyereket is. Éppen ezért egy jó szűrési stratégia kritikus fontosságú. A nagyok ezt mondják: „Nem tudsz elolvasni mindent. Azok a dolgok számítanak, amiket megnézek. Ezek azok a dolgok, melyekre szükségem van ahhoz, hogy döntést hozzak.”
Felejtés
A kutatók és a nagy vezetők egyetértenek abban, hogy biztosítani kell agyunk számára a kikapcsolódást. Ez kritikus feltétele a tanulásnak és kreatív gondolkodásnak. Van, aki azt vallja, hogy legjobb gondolatai jógázás közben támadnak. Segít, ha kimegyünk a szabadba. A kutatások azt találták, hogy egy erdei séta után az emberek sokkal jobban tanulnak, mint egy városi séta után.
Jobb, ha bevéssük a fejünkbe: a multitasking egyáltalán nem hősies tett, hanem kontraproduktív. Újra kell tehát terveznünk munkastílusunkat. A jelszó: Focusing, Filtering, Forgetting – fókuszálás, szűrés, felejtés.
